HRL_Portefeuillehoudersoverleg Bestuur & Middelen

woensdag 27 mei 2020 11:00 - 12:00
Locatie:
Microsoft Teams
Voorzitter:

Agendapunten

  • 01


    Besluit
    Akkoord

    Dhr Jaensch (voorzitter), Dhr van Erk, mevr van der Wereld, dhr Cramwinkel, dhr Binnendijk, mevr van der Velde, dhr Huizing, mevr Ingwersen, dhr van Helden, dhr van der Zwet, dhr de Gans, dhr Nijbroek (controller), mevr Bakker (secretaris-directeur), dhr de Haan-Hoek (verslag)

    Dhr Dirkse is afwezig, dhr Huizing neemt voor hem waar.
    Dhr van Velzen heeft zich afgemeld en heeft zijn instemming met de stukken aan de voorzitter doorgegeven.

  • 02

    Voorstel:
    Het verslag van de vorige vergadering vast te stellen.



    Besluit
    Akkoord

    nav:
    Dhr Dirkse vroeg naar de indexering in de vorige vergadering. Uit het antwoord bleek dat de indexering niet geheel juist berekend te zijn. Wordt hier nog op teruggekomen?
    De voorzitter stelt voor bij de kaderstelling van 2022, na overleg met de werkgroep financiële kaderstelling gemeenschappelijke regelingen Hollands Midden, een  methodiek toe te passen die in lijn is met die van Leiden.

  • 03

    Nieuwe versie jaarstukken toegevoegd

    Beslispunten:
    Het Dagelijks Bestuur te adviseren de concept jaarrekening 2019 ter besluitvorming voor te leggen aan het Algemeen Bestuur, en daarbij het volgende resultaat, bestedingen en dekkingen voor te stellen:
    1. De jaarstukken 2019 van Holland Rijnland vast te stellen;
    2. Kennis te nemen van de verklaring en het verslag van de accountant; volgt
    3. Het resultaat van de jaarrekening vóór bestemming vast te stellen op € 2.115.660,- (voordelig) voor het onderdeel Holland Rijnland reguliere taken;
    4. Het resultaat van het onderdeel TWO Jeugdhulp vast te stellen op € 61.094 (voordelig);
    5. Het gezamenlijk resultaat vast te stellen op € 2.176.754,- (voordelig);
    6. In te stemmen met het toevoegen van € 103.072,- aan de reserve Cofinanciering;
    7. In te stemmen met het onttrekken van € 9.176,- aan de reserve RBL en € 24.228,- aan de reserve onderwijsarbeidsmarkt;
    8. In te stemmen met de onttrekking aan de reserve energieakkoord van € 42.510,-;
    9. In te stemmen met de toevoeging  van € 17.529,- aan de algemene reserve;
    10. In te stemmen met de budgetoverheveling TWO van € 61.094,-;
    11. In te stemmen met het instellen van een bestemmingsreserve RES en daar een bedrag van € 50.000,- in te storten;
    12. In te stemmen met het instellen van een bestemmingsreserve Transformatiefonds Jeugd en daar een bedrag van € 1.621.844,- in te storten;
    13. In te stemmen met de budgetoverheveling bedrijvenstrategie van € 20.000,-;
    14. In te stemmen met het verrekenen van het resultaat van € 379.129,- conform bijgaande verdeelstaat deelnemende gemeenten.



    Besluit
    Akkoord

    Controller dhr Nijbroek licht toe.
    De accountant gaat vrij ver in zijn controle. De punten  die zijn geconstateerd zijn niet schokkend en al aangepast in de versie die voorligt.
    Ook in de steekproef en factuurcontroles gaat het veelal om details  en  komen er  geen grote vraagstukken boven.
    Het is een intensief en lang traject door deze factoren, maar we verwachten een positieve verklaring; Die verklaring is er nu nog niet, vrijdag staat er nog een gesprek met de accountant gepland.

    Mevr Ingwersen: Voor de eigen jaarrekening is het handig om de verklaring van Holland Rijnland te hebben.
    Dhr Jaensch: We verwachten hem voor de vergadering van het Algemeen Bestuur op 24 juni zeker te hebben.

    Dhr Binnendijk: Een opmerking die iedereen vast in zijn hoofd heeft: Het verschil met de Tussentijdse rapportage is erg groot, graag in de toekomst hier meer aandacht voor om te zorgen dat dit dichter bij elkaar ligt.
    Hier sluiten meerder portefeuillehouders zich bij aan.
    Dhr Jaensch, aangevuld door dhr. Nijbroek: Zeker, maar het vaststellen van de regionale agenda heeft de begroting zeker ingekleurd. Daarnaast is er sprake van een groot bedrag dat in een bestemmingsreserve transformatiefonds gestort wordt en een bedrag aan cofinanciering voor een project dat in een laat stadium niet door bleek te gaan.
    Mevr van der Wereld: De lijn vanuit Kaag en Braassem is dat er niet te veel reserves moeten worden opgebouwd; Holland Rijnland is een uitvoeringsorganisatie en geen spaarpot, dus niet te veel bestemmingsreserves. Het stuk kan zo door.
    Dhr van der Zwet: Eens met Kaag en Braassem, maar wel van mening dat bestemmingsreserves ook een planning vragen wanneer ze (binnen een jaar) alsnog uitgegeven worden. Want anders vallen ze  vrij ??.
    Dhr Huizing: Eens, en de uitleg over de op zich beperkte omvang  van het extra budget is erg summier.
    Mevr Bakker: Het transformatiefonds kwam vrij laat in het jaar naar Holland Rijnland toe . In 2019 begon de besteding en het grootste deel van de uitgaven verwachten wij  in 2020 te doen met een uitloop naar 2021. Het PHO Maatschappij heeft om een herijking van dit fonds gevraagd. 8 juli verwacht ik dat in het PHO  een herijkingsvoorstel van het fonds aan de orde komt.
    Dhr Huizing: Dit is niet helemaal een uitleg bij de vraag. Dit hadden we eerder kunnen zien.
    Mevr Bakker: Het was niet de bedoeling  om het binnen een jaar uit te geven. Bij de portefeuillehouders Maatschappij was het plan bekend om de uitgaven te spreiden.
    Dhr van der Zwet: Maar dan loopt het dus scheef tussen begroting en planning tot uitgeven. Nu lijkt het of er een blanco cheque wordt gegeven en dan kijk je aan het einde hoe het uitkomt.
    Dhr Jaensch: Het is een driejaren plan
    Dhr van der Zwet: Dus in 2022 valt het vrij?
    Dhr Jaensch: Planning is dat het in 2021 is uitgegeven. Bovendien is het rijksgeld dat vast niet zo maar vrij valt.
    Dhr Huizing: Dan is het in begrotingen verstandiger om het beter weer te geven wanneer je wat uitgeeft. Want nu geeft het een vertekend beeld en is het lastiger een vinger aan de pols te houden.

    Toezegging: Beter te kijken met dergelijke grote posten naar de verdeling over de jaren. In de oplegger richting het AB wordt hier melding van gedaan.

  • 04

    Het Algemeen Bestuur voor te stellen om de herziene begroting 2020 en de meerjarenbegroting 2020-2023 vast te stellen, onder voorbehoud van positief advies van het portefeuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen.



    Besluit
    Akkoord

    Het bedrag is niet veranderd, wel de teksten die nu conform de begroting 2021 zijn.

  • 05

    Voorstel:
    Het Dagelijks Bestuur te adviseren het voorstel "Extra benodigd budget 2020" ter besluitvorming voor te leggen aan het Algemeen Bestuur.



    Besluit
    Akkoord

    Dhr van der Zwet: Een deel is onvermijdelijk en moet gebeuren, dus het is niet anders. Wel zou een verdeling tussen de gemeenten handig zijn, ook met het oog op het wel/niet deelnemen in de TWO.
    Dhr Binnendijk steunt het voorstel, maar ook de opmerking van dhr van der Zwet
    Dhr Huizing: Steun voor het voorstel, maar zie het als ter kennisneming; We zien het graag terugkomen bij de tussentijdse rapportage, wanneer het afgezet kan worden tegen de ontwikkeling van de rest van de kosten.
    Dhr van Helden:Begrotingen van onze gemeenten staan onder druk, waardoor we kritisch kijken naar wat we in regionaal verband kunnen doen. In de zienswijze van Katwijk zal daar ook inhoudelijk en kritisch naar gekeken worden. De meerwaarde wordt niet betwijfeld, maar de financiële druk is voelbaar.
    Mevr Ingwersen: Sluit zich aan bij dhr van der Zwet, maar ook de vraag wat de ambtelijke inzet precies gaat inhouden qua uren.
    mevr van der Wereld: Kritisch maar constructief. Wat moet dat moet natuurlijk, maar er wordt nu voor drie onderdelen een besluit gevraagd. Kaag en Braassem zit voor een heel klein deel in de TWO. Daarnaast zouden er niet allerlei nieuwe plannen gelanceerd worden, en gecombineerd met de financiële druk dwingt dat toch tot kritisch kijken naar dit soort voorstellen. Zonder natuurlijk af te doen aan het belang er van, maar het houdt een keer op; is het nodig, moet het, of is het een wens? Want voor wensen is even geen ruimte. Dus graag drie losse beslispunten in het AB, want als pakket kan Kaag en Braassem er niet mee instemmen.
    Dhr Jaensch: Een verdeling per gemeente is inderdaad handig. De verwachting is niet dat we bij de turap kunnen melden dat er een overschot is, maar daar krijgt u bij het komende AB al inzicht in middels een schriftelijk financieel doorkijkje.
    Het geluid dat er druk op de gemeentelijke begrotingen zit wordt herkend.
    Mbt tot de vraag over de uren, daar is al met de gemeentesecretarissen over gesproken en wordt dus aan gewerkt.
    Over de vraag van mevr van der Wereld: Het gaat om jeugd maar niet per se de TWO. Daarnaast betreft het hier geen structurele extra bijdrage.

    Het stuk wordt vastgesteld en gaat met een positief advies naar het AB.

  • 06

    Ter kennisname



    Besluit
    Besproken

    Holland Rijnland is gelukkig in een iets andere mate getroffen dan sommige gemeenten.
    Dhr Cramwinckel: Er is nog veel onduidelijkheid natuurlijk en wat je allemaal kan inschatten, maar het maakt een verschil in welke termijnen je denkt en dat mist nog in dit memo.
    mevr van der Wereld: Fijn dit memo. Wel sloeg zij aan op de uitstel van vakanties en verminderde productiviteit, dat kan natuurlijk niet allemaal opschuiven, maar dat is voorl een bedrijfsvoeringspunt. Een kwantificering zou fijn zijn, maar dat is na de zomer vast beter haalbaar; dit is wel handig voor onze begrotingen.
    Dhr Binnendijk: Benieuwd naar het structurele effect voor corona en om daar ook naar te kijken.
    Dhr van der Zwet: Sluit zich aan bij dhr Binnendijk. Er is een compensatie vanuit het gemeentefonds aangekondigd, maar gaat een eventuele compensatie van Holland Rijnland dan ook via gemeenten lopen?
    Dhr Jaensch: Bijdragen van het rijk gaan niet rechtstreeks naar Holland Rijnland maar via de gemeenten.
    De structurele risico's kunnen we beter na de zomer bekijken en de portefeuillehouders worden uitgenodigd wat dit betreft hun inzichten te delen.
    Mbt de vakanties, we kunnen mensen niet dwingen op vakantie te gaan, maar we zijn hierover in goed gesprek met de medewerkers van Holland Rijnland.
    De effecten bij Holland Rijnland zijn zeker te overzien; Bij leerplicht is er even wat extra inzet nodig is geweest door de crisis, maar verder lijken de (structurele) effecten erg mee te vallen.
    Dhr van der Zwet: Mbt het bespreken na de zomer, dat zal lastig lopen met de planningen voor de gemeentelijke begrotingen. Graag dus een ambtelijk stuk al iets eerder, bij voorkeur augustus, zodat voor de gemeentelijke begrotingen al duidelijk is waar rekening mee gehouden moet worden.
    Dhr Jaensch: We hadden het net over de meer structurele lange termijn effecten. Korte termijn effecten komen terug in het financiële doorkijkje wat u voor het AB  in juni ontvangt. Het verhaal gaat niet heel anders zijn, maar grote structurele effecten worden niet verwacht.
    Dhr van der Zwet: Begrijpelijk, maar voor een aantal gemeenten zal dit best wat spanning op kunnen leveren.
    Dhr Jaensch: Herkenbaar, maar voor Holland Rijnland zullen de effecten beperkt en overzichtelijk zijn.
    Deze notitie gaat door naar het AB.

  • 07