Presidium

woensdag 19 juni 2019 19:00 - 20:00
Locatie:
Trouwzaal, Bestuurscentrum Voorhout
Voorzitter:
Carla G.J. Breuer
Toelichting:

Agendapunten

  • 1
  • 2

    - Het CDA verzoekt om de 6-weekse vergadercyclus opnieuw aan de orde willen stellen, in verband met de drukte voor raadsleden die absoluut niet is verminderd door het instellen van de 4-weekse cyclus terwijl dit wel de reden was om te veranderen. - De PvdA heeft aangegeven te willen spreken over agendering van de jaarstukken van Teylingen. Deze zijn verschoven van de cie DEB van 19 juni naar 24 juni maar ook met deze verschuiving is er te weinig tijd om de stukken goed voor te bereiden. - Hoe om te gaan met de door de commissie Ruimte naar 24 juni doorgeschoven agendapunten? (BP Herziening bedrijfsperceel Oosthoutlaan, Lijst van categorie├źn verklaring v.g. bezwaar, communicatie bouwprojecten, actieplan fiets, raadsbrief motie duurzaam bouwen, uitleg doorschuiven keuzenotitie en raadsmemo kaders huisvesting arbeidsmigranten)


    Besluit
    Verzoek zesweekse vergadercyclus opnieuw aan de orde te stellen. Mevrouw Wietsma merkt op dat haar fractie door de hoeveelheid vergaderingen niet toekomt aan andere raadsgerelaeerde activiteiten, zoals werkbezoeken. Met name deze tijd zijn er de Kindergemeenteraad en andere interessante bijeenkomsten met inwoners waaraan raadsleden door de vergaderdruk geen gehoor kunnen geven. Bij een cyclus van zes weken is er meer flexibiliteit voor andere activiteiten. Daarnaast waren er in het verleden veel informatieavonden, welke nu worden ingebed in de commissievergaderingen. De ambtelijke organisatie heeft bij de huidige cyclus meer mogelijkheden om raadsvoorstellen tijdig af te handelen. Door GroenLinks wordt opgemerkt dat dan de vergaderstukken in mindertijd moeten worden afgehandeld. Het presidium ervaart dat er nu te weinig tijd is om de stukken voor te bereiden, technische vragen te stellen en onderwerpen vooraf met elkaar over onderwerpen te spreken. De voorzitter stelt voor om met de griffier een rondje langs de fracties, de directie en het college te maken en als eerste de doelen die men ziet op te halen. Ook de knelpunten en wensen worden meegenomen (werkgroep Frans Nederstigt, Reny Wietsma, Carla Breuer en Robert van Dijk) . De voorzitter verwijst naar Open Overheid en zegt dat er meerdere modellen van vergaderen bestaan maar belangrijk zijn de doelen die men heeft De heer Covers wil graag vanuit de ambtelijke organisatie input meegeven. Agendering jaarstukken Als gevolg van de late aanlevering hebben de fracties de jaarrekening niet kunnen voorbereiden zodat bespreking in de raad van eind juni niet wenselijk is. De griffier geeft aan dat bij het niet tijdig vaststellen van de jaarrekening door de raad (voor 15 juli 2019) de gemeente onder preventief toezicht wordt gesteld. Afgesproken is dat de commissie DEB naar een alternatieve datum te zoeken zodat fracties zich kunnen voorbereiden. Doorgeschoven agendaputen commissie Ruimte Voogesteld wordt de niet behandelde agendapunten uit de commissie Ruimte na de geplande commissie DEB over het afvalbeleid te bespreken. Voorgesteld wordt om tussen 20.00 uur en 21.30 de commissie DEB te houden en daarna de commissie Ruimte. De voorzitter krijgt het mandaat om de vergadering over het afvalbeleid strak te leiden. Technische vragen worden van te voren gesteld. Er wordt een spreektijd ingesteld. De griffier stuurt een mail rond met de procedure.
  • 3

    Frans Nederstigt geeft een staza over de vorderingen van de werkgroep communicatie o.a. vwb de wijkmarkten.


    Besluit
    De heer Nederstigt stelt dat de communicatie niet helemaal goed is verlopen over de nieuwe wijkmarktplannen, de werkgroep heeft gezocht naar een vorm om in contact te komen rondom een actuele gebeurtenis in een wijk en op een andere wijze de doelgroepen te bereiken. De opmerkingen vanuit het presidium worden meegenomen en verder uitgewerkt.
  • 4

    4 juli 2019: gemeenteraad kadernota. - Zie voorstel werkwijze kadernota. Aanvangstijd 19.00 uur? - aan de agenda is toegevoegd: stemming over twee amendementen en erfgoedverordening nav staken stemmen 6 juni j.l. 11 juli 2019: reguliere raadsvergadering - Voorstel is om benoeming en be├źdiging wethouder Marlies Volten toe te voegen aan het einde van de agenda van 11 juli 2019. - de nota reserves en voorzieningen HLT is doorgeschoven van 6 juni naar deze vergadering (in afwachting van de aangepaste jaarrekening).



    Besluit
    Kadernota 4 juli 2019 Het presidium heeft behoefte aan een langere tijd voor het vragenuurtje op 24 juni a.s. Besloten wordt dat het vragenuurtje om 18.00 uur begint. Er zijn soep en broodjes. De moties worden uiterlijk 28 juni ingediend en door het college voor de fractievergadering van 1 juli kort van commentaar voorzien. Afgesproken wordt dat uitsluitend goed onderbouwde moties en amendementen worden ingediend die te maken hebben met de kadernota en financiële gevolgen hebben Voorgesteld wordt de kadernota-vergadering te beginnen om 19.00 uur met de algemene beschouwingen en daarna het debat te voeren. Zie ook het advies van de werkgroep P&C bij punt 7. Raadsvergadering 11 juli: Het presidium stemt in met de agenda. Het afscheid van Bas Brekelmans wordt aan het eind van de vergadering toegevoegd, daarna volgt de beëdiging van de nieuwe wethouder.
  • 5
  • 6

    Onlangs heeft een delegatie van de raad gesproken met de Stichting Jumelage Warmond Champigne. Tijdens dit overleg is afgesproken dit onderwerp te agenderen voor het presidium.


    Besluit
    Het presidium is positief over het verzoek van de Stichting Jumelage Warmond. De griffie inventariseert per mail de interesse onder de raads- en collegeleden om deel te nemen aan het bezoek. Voor beleidswijziging omtrent Jumelages is het te vroeg, daarvoor worden eerst de ervaringen met dit bezoek afgewacht.
  • 7

    Zie de bijlage voor het advies van de werkgroep P&C cyclus over behandelwijze kadernota. I



    Besluit
    Besproken bij agendapunt 4.
  • 8

    Voor de resterende raadsperiode is een afwisselend programma bedacht op gebied van integriteit. Het presidium wordt gevraagd om instemming. De eerste bijeenkomst is ingepland in september. Na elke bijeenkomst is er de mogelijkheid te evalueren/bij te sturen voor het presidium.



    Besluit
    Het Presidium stemt in met het voorstel onder voorwaarde dat na elke bijeenkomst een evaluatie volgt waardoor het programma kan worden afgebroken of bijgestuurd.
  • 10

    - Verwerkingenregister is in concept klaar (opgesteld door de FG ism de griffie) - In juli komt het advies van de VNG beschikbaar specifiek gericht op gemeenteraden en griffies - Beide zaken worden verwerkt in gedragscode die in september aan het presidium voorgelegd wordt Op voorhand zijn er enige vraagpunten te benoemen. - Is benoeming van de FG ook door de raden wenselijk? (zodat rechtstreekse rapportage door de FG aan de raden mogelijk is) - Verhouding transparante democratie/opslaan van beeldmateriaal. Dit gaat met name over beeldmateriaal die tot een persoon/inwoners herleidbaar.


    Besluit
    De landelijke discussie over dit onderwerp wordt met interesse gevolgd. Het is voor de raad belangrijk te weten hoe je kunt omgaan met de discrepantie tussen de AVG en een transparante democratie. Na de zomer wordt aan het presidium een werkwijze voorgelegd op basis van het advies van de VGN/VvG.
  • 11

    .


    Besluit
    De heer Covers meldt dat de werkgroep P&C werkt aan het verbeteren van leesbaarheid van documenten en dit doorontwikkelen naar een digitale omgeving op basis van het nu gebruikte digitale systeem. De inrichtingskosten bedragen 10.000 euro. Het Presidium geeft toestemming voor het inzetten van het benodigde bedrag dit wordt later verwerkt in de najaarsnota. Mevrouw Alkemade verwijst naar de lange vergaderingen en wil op korte termijn met elkaar bespreken op elke wijze efficiënter vergaderd kan worden.
  • 12