Presidium

woensdag 11 september 2019 19:00 - 20:00
Locatie:
Trouwzaal, Bestuurscentrum Voorhout
Voorzitter:
Carla G.J. Breuer

Agendapunten

  • 1

    Besluit
    De voorzitter opent de vergadering
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5

    Besluit
    Het presidium concludeert dat de raad naast haar controlerende taak ook een plannende rol heeft en ziet graag op de LTA onderwerpen wat verder in de toekomst gepland. De actielijst is matig bijgewerkt en niet bij alle acties voorzien van een datum. Het doorlopen van de aktielijst tijdens een vergadering kost hierdoor onnodig veel tijd. De voorzitter erkent dat de aktielijst niet optimaal is bijgewerkt; de materie is weerbarstig; door de organisatie wordt hard gewerkt aan het actualiseren van de aktielijst en LTA. Het presidium doet het college de oproep dit bestuurlijk proces professioneel op te pakken. De voorzitter zegt toe dat de actielijst voorafgaand aan de commissies zorgvuldig door de portefeuillehouder zal screenen.
  • 6

    Kennismaking met bedrijvencontactfunctionaris voor Teylingen Suzanne de Waal


    Besluit
    Suzanne geeft een toelichting op haar functie als bedrijvenfunctionaris in HLT. Het betreft een nieuwe strategische functie; Suzanne vraagt waar raadsleden behoefte aan hebben. Het presidium geeft aan het prettig te vinden om structureel, maar juist niet vanuit de actualiteit, bedrijven breder en functioneel kunnen worden bezocht. De werkbezoeken welke vanuit de griffie worden georganiseerd hebben immers betrekking op de actualiteit.
  • 7

    Dit punt is geagendeerd op verzoek van Don Verhoef en betreft de constatering dat de staza van veel actiepunten niet actueel is en dat veel punten van de LTA en de actielijst niet ingeroosterd zijn, er is geen einddatum aangeven of er is aangegeven "nog nader in te plannen". Als de raad de actielijst en LTA wil gebruiken vanuit haar controlerende rol dan moet er een actuele lijst zijn.


    Besluit
    Het presidium concludeert dat de raad naast haar controlerende taak ook een plannende rol heeft en ziet graag op de LTA onderwerpen wat verder in de toekomst gepland. De actielijst is matig bijgewerkt en niet bij alle acties voorzien van een datum. Het doorlopen van de aktielijst tijdens een vergadering kost hierdoor onnodig veel tijd. De voorzitter erkent dat de aktielijst niet optimaal is bijgewerkt; de hiervoor aangestelde trainee heeft de organiatie verlaten. De materie is weerbarstig, door de organisatie wordt hard gewerkt aan het actualiseren van de aktielijst en LTA. Het presidium roept het college op dit bestuurlijk proces professioneel op te pakken. De voorzitter zegt toe dat de actielijst voorafgaand aan de commissies zorgvuldig door de portefeuillehouder wordt gescreend.
  • 8

    In het voorjaar en tijdens de raadsvergadering over de kadernota is afgesproken om de kadernota "nieuwe stijl' te evalueren in het presidium. Vragen die daarbij aan de orde kunnen komen:

    • Hoe verliep de vergadering? Wat ging er goed, wat kan beter?
    • Hoe bevalt de opzet van de kadernota nieuwe stijl? Wat is er goed aan en wat kan beter?
    • Hoe bevalt de uitkomst van de kadernotavergadering? Is dit voldoende/geschikt om als basis te dienen voor het opstellen van de begroting?


    Besluit
    Het presidium is tevreden over de vorm van het document. Het stuk was duidelijk leesbaar, waardoor er minder vragen waren. Het vragenuurtje en de inzet van de financiële ambtenaren kan efficiënter. Het presidium heeft in meerderheid kritiek over het indienen van moties welke niet direct een relatie hebben met de kadernota c.q. begroting. Discussies over moties komen beter tot hun recht in de reguliere commissievergaderingen. Unaniem is het presidium van mening dat in het tweede gedeelte meer ruimte moet zijn voor inhoudelijke debat over de politieke standpunten. Meer ruimte voor het debat kan worden verkregen door de vergadering eerder te beginnen. De voorzitter concludeert dat het debat rondom de Kadernota belangrijker wordt dan het debat bij de begroting. Geconcludeerd wordt dat een goede lijn is uitgezet; afgesproken wordt om vroegtijdig advies en input te vragen aan de werkgroep P&O en in een vroegtijdig stadium met het presidium te spreken over de opzet en behandeling van de kadernota in 2020.
  • 9

    Fred Koot heeft verzocht om het dekkingsplan bezuinigingen zoals besproken in de kadernotavergadering procesmatig te agenderen voor het presidium. Van de kadernotavergadering is een verslag gemaakt. Uit dit verslag zijn de van toepassingen zijnde bijdragen van de fracties geknipt en geplakt in het bijgevoegde document.



    Besluit
    Het presidium stemt in met het naar voren trekken van het dekkingsplan maar wijst erop dat er veel informatie op de raad afkomt en dat de wethouder financien het totaal overzicht heeft. Omdat het dekkingsplan onderdeel is van de begroting moet in relatie met de begroting het debat plaatsvinden. De voorzitter geeft de wethouder financiën mee dat zij wat betreft het dekkingsplan bij de raad kan temperaturen over de standpunten.
  • 10

    Vergadermodel
    In de vorige presidiumvergadering is afgesproken om met een werkgroepje vanuit het presidium (Frans Nederstigt, Reny Wietsma, Carla Breuer en Robert van Dijk) een rondje langs de fracties te maken om de knelpunten van het huidige vergadermodel en ideeën voor een ander model op te halen. Dit rondje langs de fracties heeft op 2 september plaatsgevonden, het gesprek met het college en MT wordt op korte termijn gehouden.

    Verbouwing/indeling raadzaal
    N.a.v de kaders die het presidium in het voorjaar heeft meegeven voor de verbouwing/indeling raadzaal (sobere doch doelmatige aanpassingen, binnen de huidige contouren, goede prijs/kwaliteitverhouding)
    Na het zomerreces is gesproken met de externe projectleider over deze kaders en de daaruit volgende aanpassing van het eerdere programma van eisen. Geconcludeerd is dat het kantelen van de raadzaal naar de oude opstelling aanpassing behoeft van de cameraposities, bekabeling en vloerputten plus beamer. Ook is geconcludeerd dat een eventueel nieuw vergadermodel direct invloed heeft op bijvoorbeeld een gewenste flexibiliteit van raad- en trouwzaal en de indeling daarvan maar ook op het meubilair en ict/informatie-voorzieningen.

    Voorstel is

    • om de met de uitkomsten van het rondje langs de fracties en de uitkomsten van het gesprek met het college/mt, eind september een bouwsessie te organiseren met de fractievoorzitters (Molenberaad) voor het nieuwe vergadermodel. De uitkomsten van deze bouwsessie zijn uitgangspunt voor de aanpassingen van de raadzaal/trouwzaal inclusief kantelen van de indeling van de raadzaal.
    • een werkbezoek te organiseren langs drie/vier raadzalen (die voor Teylingen interessant zijn qua indeling en meubilair/digitale voorzieningen)
    • qua vergadermodellen de griffie te verzoeken contact te organiseren met drie/vier gemeentes die voor Teylingen interessant zijn qua vergadermodel. Een werkbezoek op 1 avond is niet efficiënt. Voorstel is om hier het contact tussen gelijkgestemde fractievoorzitters tot stand te brengen. De werkvorm vraagt nog nadere uitwerking.


    Besluit
    Het Presidium vraagt waarom de raadszaal nog steeds in deze opstelling staat en vraag naar de kosten van alleen het kantelen van de raadszaal. De griffier geeft aan welke kosten de kanteling van de raadszaal met zich meebrengt (aanpassing beamers, ledschermen, vloerputten etc.) maar kan niet aangeven welk bedrag dat is. De griffier wijst op de discussie rondom het vergadermodel en zegt dat de indeling van de raadzaal een raakvlak heeft met het te kiezen vergadermodel. De heer Nederstigt zegt dat de keuze van het vergadermodel en de inrichting raadszaal twee parallel lopende trajecten zijn. Mevrouw De la Rie merkt op dat tijdens de inventarisatieronde veel input is opgehaald . Afgesproken wordt dat de griffier binnen vier weken een vrijdagmiddag-bouwsessie organiseert.
  • 11

    Besluit
    Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt.
  • 12

    Besluit
    De voorzitter sluit de vergadering.