Presidium

woensdag 4 december 2019 19:00 - 20:00
Locatie:
Trouwzaal, Bestuurscentrum Voorhout
Voorzitter:
Carla G.J. Breuer

Agendapunten

  • 1

    Besluit
    De voorzitter opent de vergadering.
  • 2

    Besluit
    De agenda wordt ongwijzigd vastgesteld. Agendapunten welke wegens tijdgebrek niet kunnen worden besproken schuiven door naar de volgende vergadering.
  • 3

    Besluit
    De voorzitter mist op de agenda de (procedurele) evaluatie van de Begrotingsraad; deze wordt geagendeerd voor de volgende vergadering.
  • 4


    Besluit
    De agenda wordt vastgesteld onder voorbehoud van hetgeen vanavond in de commissie DEB wordt besproken. Er zijn twee moties geagendeerd naar aanleiding van openierende stukken. Mogelijk worden daarnaast twee moties geagendeerd naar aanleiding van een brief. De vraag bij de twee opiniërende bespreekstukken is: hoe nu verder. Het betreffen geen moties Vreemd aan de orde van de dag. Het presidium dringt aan op duidelijke besluitvorming in de commissie over het al dan niet agenderen van deze moties voor de raadsvergadering van 19 december a.s.
  • 5

    Op verzoek van de PvdA is het voorstel om de raad te verzoeken de heer Jan Kuipers als burgercommissielid te benoemen (en dit aan de raadsagenda van 19 december toe te voegen). Tevens heeft de PvdA aangegeven Remco Huisman aan te stellen als fractieondersteuner. Gertrude Grabijn heeft aangegeven te stoppen als fractieondersteuner van Trilokaal.


    Besluit
    Het presidium stemt in met het voorstel.
  • 6

    Per 1 januari wordt gewerkt met het nieuwe zesweekse vergadermodel. Een van de onderdelen van dit model is het instellen van een vragenuur aan het college (vragen die gaan over actualiteiten). Doel van behandeling in deze presidiumvergadering is ophalen wat jullie gedachten/beelden bij het inrichten van dit vragenuurtje.
    Bijvoorbeeld

    • een maal per zes weken (nadeel daarvan is dat het onderwerp dan mogelijk niet meer actueel is) of twee maal per zes weken een half uur (voorafgaand aan de raad en voorafgaand aan de informatieavond),
    • wat zijn jullie beelden over de inhoud van de vragen. Is dit in te kaderen of wordt dit geheel vrij gelaten?
    • wanneer moeten de vragen ontvangen zijn (zodat een ieder zich voor kan bereiden). Kan dat enkel dagen voor het vragenuur of is een termijn van een week reĆ«el?
    • Wie heeft de bevoegdheid om te bepalen dat een vraag ook daadwerkelijk geagendeerd wordt? De voorzitter/burgemeester, de commissievoorzitters, de agendacommissie of de fractievoorzitters gezamenlijk.
      Het resultaat van bespreking in het presidium wordt gebruikt voor het uitwerken van de spelregels omtrent het vragenuur.



    Besluit
    De griffier geeft een toelichting op het belang van een agendacommissie. Door een toename van de soorten vergaderingen/bijeenkomsten zijn meer voorzitters nodig. Daarnaast wijst de griffier op het belang van ontvlechting tussen het technisch en politieke voorzitters. Met name bij het vragenuurtje gaat het om politieke vragen en is er meer mandaat vereist voor de vooritters. De voorzitter stelt voor dat het presidum de agendacommissie vormt. Dit vraagt om meer vergadertijd, maar daartegen staat meer helderheid onderling. Het Presidium stemt in met de voorgestelde werkwijze. De griffier bereidt het vragenuurtje voor; vervolgens wordt deze stapsgewijs ingevoerd. De werkwijze wordt na een half jaar geevalueerd en zo nodig bijgeschaafd.
  • 7

    Dit punt is geagendeerd op verzoek van Fred Koot.
    Voorstel is om collectief lid te worden van de Nederlandse Vereniging van Raadsleden. Een vereniging die zich inzet om raadsleden en gemeenteraden sterk en krachtig in positie te krijgen onder het motto "Een sterke raad doet ertoe"". De vereniging telt ruim 4000 leden en is er voor zowel de raadsleden, burgercommissieleden, fractieondersteuners en steunfractieleden. De activiteiten van de vereniging zijn gericht op het zo goed mogelijk vervullen van de rol van raadsleden in het lokale en regionale politiek-bestuurlijke krachtenveld. Dat doen zij onder ander door de raadsacademie waar ondersteuning, opleidingen (digitaal en fysiek,) onderzoek en goede samen komen (zie raadsleden.nl). Daarnaast doen zij aan belangenbehartiging vwb de positie van raadsleden. Gemeenteraden kunnen zich collectief lid worden voor 47 euro per raadslid per jaar (totaal 1147 euro per jaar) Er is een wettelijke verplichting om het lidmaatschap van beroepsverenigingen te vergoeden (vergelijkbaar met de vergoeding van kosten van lidmaatschap van de beroepsverenigingen van de burgemeester, wethouders, secretaris en de griffier). De kosten kunnen gedekt worden uit het collectieve opleidingenbudget van de raad.


    Besluit
    Het presidium ziet de voordelen van een collectief lidmaatschap voor raadsleden, burgerleden en fractieondersteuners. Individuele lidmaatschappen kunnen worden opgeheven. De griffier zorgt voor een collectief lidmaatschap en bericht de raad hierover.
  • 8

    De leden Koot en Nederstigt geven een staza vwb de voortgang functionele herinrichting raadzaal en trouwzaal.

    • Projectplan is in de maak (waarin de verschillende bevoegdheden/rollen en taken van raad, college en organisatie zijn uitgewerkt). Komt binnen twee weken beschikbaar
    • Werkbezoek aan drie raadzalen met verschillende opstellingen en digitale voorzieningen. Een datum wordt ingepland in de eerste helft januari (deelname met 2 leden per fractie?)
    • Ophalen beelden bij de raadsleden over wat een ideale raadzaal is voor de gebruikers van de raad- en trouwzaal. Deze sessie wordt ingepland in de tweede helft van januari.

    Ondertussen worden de digitale voorzieningen in de trouwzaal aangepast om een tweede datastream te kunnen realiseren, de beelden uit te kunnen zenden en op te slaan. Dit heeft het karakter van een tijdelijke voorziening voor zowel hard als software. Zodra dit uitgewerkt is (inclusief kosten) wordt dit voorgelegd aan het presidium.


    Besluit
    Als gevolg van de wijziging in het vergadersysteem is audiovisuele aanpassing nodig in de trouwzaal. Er worden offertes gemaakt voor een tijdelijke voorziening. Daarnaast wordt de aanpassing van de raadszaal voorbereid. Er wordt een werkbezoek gebracht aan drie verschillend ingerichte raadszalen met verschillende vormen van digitalisering. De griffier geeft de datum z.s.m. door. In de 2e helft januari wil de projectorganisator de wensen bij de raadsleden ophalen: wat is nodig voor de ideale raadszaal. Daarna zal een planning van de werkzaamheden en kosten worden opgesteld.
  • 9

    Dit agendapunt is toegevoegd op verzoek van Reny Wietsma nav de motie over het bouwproject Overteylingen.


    Besluit
    Mevrouw Wietsma is van mening dat een spoedeisende motie direct in stemming moet kunnen worden gebracht. Zij verwijst hierbij naar de motie Verkoopprijzen woningen. Door het niet in stemming brengen wordt een fractie monddood gemaakt. Zij pleit voor de mogelijkheid van een toelichting en verwijst naar het Reglement van Orde. De voorzitter wijst op de mogelijkheid van een interpellatieverzoek of het stellen van vragen bij het vragenkwartier. De in het presidium gemaakt afspraken gaan boven de Verordening. De griffier verwijst naar art. 35 waarin elke gemeente de mogelijkheid heeft voor het maken van eigen afspraken en op de mogelijkheid van het doen van een ordevoorstel. Het presidium stetl voor om enige coulance in te bouwen en urgentie te bespreken. Het presidium heeft voldoende vertrouwen in de integriteit van de indiener. Na discussie over het handhaven van het Reglement van Orde versus de werkafspraken stelt de voorzitter in voorkomende gevallen de urgentie te bespreken. Zij adviseert de fracties dan bij elkaar te rade te gaan. Het mandaat voor het al dan niet bespreken ligt bij de raad.
  • 10

    Besluit
    Dit onderwerp is doorgeschoven naar de volgende vergadering van het presidium.
  • 11

    De staza nieuwe LTA wordt door de secretaris en Gabrielle Preenen toegelicht.



    Besluit
    Gabrielle Preenen, directiesecretaris, geeft aan dat de organisatie ambities heeft de LTA in een ander systeem onder te brengen. De organisatie wil zich echter eerst richten op een goede methode van het vullen en pas daarna kijken naar het systeem. De huidige LTA is voor een lange periode gedetailleerd, voorgesteld wordt om de LTA voor de eerste 3 raadsvergaderingen op detail in te vullen. Voor de langere termijn wordt een globaal doorzicht gegeven. Het presidium pleit ervoor ook te kijken naar de cultuur: waarom gebeurt er niet wat is toegezegd. Het gebruik van een spreadsheet heeft niet de voorkeur.
  • 12
  • 13

    Besluit
    De voorzitter sluit de vergadering.